رئيس مجلس الإدارة : د. خالد بن ثاني آل ثاني

Al-sharq

رئيس التحرير: جابر سالم الحرمي

الشرق

مساحة إعلانية

مساحة إعلانية

د. جاسم الجزاع

* باحث وأكاديمي كويتي
[email protected]

مساحة إعلانية

مقالات

678

د. جاسم الجزاع

فوضى المكاتب

31 يوليو 2024 , 12:20ص

ما زال الباحثون في مجال الإدارة يعيرون أهمية كبيرة لترتيب المكاتب كجزء من بيئة العمل الفعالة، وهذا الاهتمام يأتي بإيمانهم وفهمهم لأثر البيئة المادية كالمكاتب وغيرها على الأداء البشري والإنتاجية. يساعد الترتيب والتنظيم في تقليل العوائق التي قد تؤثر على تدفق العمل وعلى نفسية العاملين.

ففي الإدارة اليابانية مثلا يستخدم نموذج 5S وهو إطار يستخدم لتحسين كفاءة العمل، ويتضمن خمس خطوات: الفرز، التنظيم، التنظيف، التوحيد، الالتزام. وهذا المبدأ يعكس أهمية الترتيب والنظافة في تحقيق بيئة عمل منظمة ومنتجة.

فإذا كنت تعاني من أنك لا تعثر على أي ورقة خلال دقيقة واحدة وتظل تبحث عنها مدة طويلة، أو أنك تحتفظ بأوراق دون استعمالها، وأن مكتبك عليه أوراق وأشياء وأدوات غير مهمة، فاعلم أنك تعاني من الفوضى وعدم النظام. ولكن، الأمور بسيطة، وهي قيامك ببعض الخطوات البسيطة والفعالة بشكل دوري، والتي ستجعلك أكثر إنتاجية، وأكثر تركيزًا وإبداعًا، وأقل توترًا.

فعليك أولًا القيام بفرز أوراقك إلى ثلاث مجموعات: مجموعة؛ تضم الأوراق المهمة التي يجب أرشفتها والاحتفاظ بها، ويمكن أن تقوم كذلك بأرشفتها إلكترونيًا، والمجموعة الثانية، وهي الأوراق الأقل أهمية والتي يتم الاحتفاظ بها بشكل مؤقت، أما المجموعة الأخيرة، فهي الأوراق التي يجب التخلص منها نهائيًا. أما بالنسبة للأدوات المكتبية فتخلص من الأقلام الفارغة، ضع الممحاة في مكانها، أجعل على المكتب الأوراق والكتب التي تحتاجها فقط. استخدم الأجهزة التي تستعملها، فلا داعي من وجود أكثر من جهاز.

والوقت كالذهب إن لم تدركه ذهب. فاجعل لمهامك اليومية وأنشطتك جدولًا، ويمكنك أن تستخدم تقويمًا لتحديد المواعيد والمهام المهمة، أو يمكنك أن تستخدم تطبيقًا إلكترونيًا، فالتطبيقات الحديثة جعلت الحياة أكثر سهولة في تنظيمها.. فقم بتنظيم الملفات الموجودة به تنظيمًا منطقيًا، وأجعل لكل ملف رقمًا أو اسمًا وضع كل ورقة في الملف الخاص بها، ولا تنس تنظيف المكتب بشكل يومي.

فمما لا شك فيه أن مكان العمل المنظم ليس مجرد مسألة جمالية، وإنما هو انعكاس لعقلية منظمة وشخصية مهنية وأعلم أن الكثير منا وأنا منهم ما زلنا نعاني ونجتهد في هذا الأمر. فكن على تنظيم أمرك حريصًا، وقل وداعًا للوقت الضائع.

اقرأ المزيد

alsharq الصمت سكينة القلوب

أيها القارئ الكريم.. كان سيدنا محمد صلى الله عليه وسلم أوقرَ الناس صمتًا، وأبلغَهم بيانًا، وقد جعل الله... اقرأ المزيد

141

| 14 يونيو 2026

alsharq العقار يمرض ولا يموت.. ولكن هل ما زال يحقق الثروة؟

تتردد بين المستثمرين مقولة قديمة مفادها أن «العقار يمرض ولا يموت». وقد أثبتت السنوات صحة هذه العبارة في... اقرأ المزيد

6675

| 14 يونيو 2026

alsharq الجغرافيا تستعيد أهميتها في الشرق الأوسط

كان يُعتقد لفترة طويلة أن انتشار الإنترنت وتوسع النقل الجوي والتجارة العالمية قد قلّل من أهمية الجغرافيا وحدود... اقرأ المزيد

318

| 14 يونيو 2026

مساحة إعلانية