محليات

370

نظام جديد لدعم كفاءة العمل بمؤسسة قطر

نجح قسم إدارة السجلات في مؤسسة قطر للتربية والعلوم وتنمية المجتمع في تطبيق نظام جديد لإدارة المراسلات من شأنه تسجيل وتتبع المراسلات الواردة والصادرة من مؤسسة قطر، هذا ويجري العمل على تطوير نظام المراسلات الجديد منذ عامين، بناءً على مبادرة أطلقها مكتب نائب الرئيس للشؤون الإدارية.

وقد بدأ العمل على تطوير هذا النظام بعقد اجتماعات ضمت المختصّين في إدارة نظم إدارة الجودة وإدارة تكنولوجيا المعلومات وشركة ميزة لوضع تصور لهذا النظام، وتم بالفعل التوصل إلى منتج نهائي خضع لاختبار دقيق وشامل لقياس مدى كفاءته، ويجري حالياً تطبيقه بشكل مبدئي.

أشار مايكل برتن مدير قسم إدارة السجلات في إدارة نظم إدارة الجودة إلى أن الهدف من وراء تصميم هذا النظام يتمثّل في تقديم حلول لإدارة حجم الاتصالات والمراسلات الواردة إلى مكتب نائب الرئيس للشؤون الإدارية من الجهات المعنية الداخلية والخارجية.

فعلى سبيل المثال، قد تحتاج المراسلات الواردة إلى رئيس مؤسسة قطر المرور بالعديد من المراحل قبل الرد عليها، وقد يجري إحالتها إلى المديرين التنفيذيين لمختلف المراكز وإرسالها مجدداً إلى المديرين المتخصصين للرد على بعض النقاط الواردة فيها، وهنا يأتي دور النظام الجديد لتيسير هذه الإجراءات.

وقد بدأت إدارة نظم إدارة الجودة العمل على المشروع باستطلاع آراء موظفي السكرتارية التنفيذية في سبيل الفهم الكامل للتحديات التي تواجههم عند إدارة المراسلات والتعرّف على الخيارات التي يرغبون في توفّرها في هذا النظام. وكان من بين الأشياء التي رصدها استطلاع الرأي حاجة موظفي السكرتارية إلى إجراء العديد من الاتصالات الهاتفية لتتبع مدى تقدم إحدى المراسلات. كما توصل الاستطلاع إلى أن معالجة مراسلة واحدة تستغرق وقتاً يقدر بنحو 2.2 ساعة يدخل فيه متابعة المراسلة للتأكد من استكمال الإجراءات المتعلقة بها، غير أن هذا الوقت لا يدخل فيه إنشاء محتوى المراسلة. أما النظام الجديد، فمن المتوقع أن يقلل هذا الوقت إلى 20 دقيقة فقط.

ويمكن إنشاء مراسلات جديدة داخل النظام الجديد، حيث يحتوي على قوالب نموذجية لكافة مراسلات مؤسسة قطر. كما يمكن القيام بمسح ضوئي للمراسلات التي تأتي على هيئة نسخ ورقية أو الواردة عبر البريد الإلكتروني أو الفاكس وإدخالها في النظام. ويمكن عقب ذلك إرسال هذه المراسلات من خلال النظام إلى المستقبلين مرفقة بتوجيهات لإرشادهم حول الأمور التي يتعين عليهم فعلها، علاوة على إرسال أية ملاحظات أو مواعيد نهائية. ويتلقى المستقبلون رسائل نصية قصيرة أو رسائل بريد إلكتروني لتنبيههم عند استقبال ملف ما، أو لتذكيرهم بموعد نهائي وشيك أو متأخر.

قالت هند السادة رئيس قسم دعم الأعمال بمكتب المدير التنفيذي للمجموعة - الشؤون الإدارية: "يرمي أحد أهدافنا الإدارية إلى التركيز على تحسين الكفاءة التشغيلية من خلال التطوير المستمر. في بادئ الأمر، كنا نتطلع إلى تطوير إدارة المراسلات في مكتبنا فقط، ولكن اتسع الأمر لما هو أكثر من ذلك. فهذا النظام ليس من شأنه توفير الوقت والتكلفة فحسب، ولكنه أصبح مركزاً لحفظ جميع المراسلات".

يتم توضيح مدى التقدم في إنهاء المراسلات بالرسوم البيانية، بحيث يتسنى للجهات المعنية معرفة من قام بأي إجراء في أي وقت، ويمكنهم كذلك قراءة ردود الأفعال والملاحظات. كما ينسجم النظام أيضاً مع توجه مؤسسة قطر الرامي إلى التخلص من المعاملات الورقية، إذ يقدم إمكانية توقيع المستندات رقمياً باستخدام اللوحات الإلكترونية.

كافة المراسلات

ويحتفظ هذا النظام بسجل لكافة المراسلات والمذكّرات والتعديلات للرجوع إليها مستقبلاً، ويعتمد أيضاً خاصية التعرّف الضوئي على الحروف عند التعامل مع المستندات الممسوحة ضوئياً والتي تنشئ ملفات نصية من المستندات، ما يعني أنه يمكن للمستخدمين البحث عن أي وثائق أو ملفات باستخدام الكلمات الرئيسية.

كما ينسجم هذا النظام أيضاً مع نظام مشروع تخطيط الموارد المؤسسية الخاص بمؤسسة قطر والذي يقوم بتسجيل عطلات موظفي المؤسسة، ومن ثم في حال غياب أحد الموظفين، يسجّل النظام هذا الأمر تلقائياً، ويفوض مهام الموظف الغائب عن العمل لزميل آخر.

يجري أيضاً تفعيل تطبيق في أجهزة آي فون وآي باد لتمكين المديرين من الدخول إلى النظام عن بعد، ويشمل النظام العديد من الأدوات التي تراقب أداءه وكفاءته من خلال الرسوم البيانية.

وفي هذا السياق، قالت نور الخاطر — اختصاصي بقسم إدارة السجلات: "تتلقى الجهات التابعة لمؤسسة قطر العديد من المراسلات، لذلك نتوقع مزيداً من الطلب على هذا النظام، وأعتقد أن مفتاح نجاح هذا النظام هو الدعم والتدريب، لذلك نقدم تدريباً شاملاً لموظفي السكرتارية التنفيذية قبل العمل على هذا النظام، كما يوجد اختصاصيّو أنظمة للتعامل مع أي مشكلة قد تطرأ على هذا النظام. ويمثل دعم المديرين عاملاً أساسياً لنجاح هذا النظام، لذا عليهم مراعاة استخدامه عندما يُطلب منهم التوقيع على شيء ما، وذلك لتشجيع الآخرين على استخدامه، فالحصول على دعم المدير التنفيذي للمجموعة لهذا النظام، يدل على أن هذا هو التوجّه الذي تسعى مؤسسة قطر إلى تبنيه.