تزداد أهمية المستندات الرقمية يوماً بعد يوم؛ نظراً لأن الملفات الرقمية أصبحت تشتمل على العديد من المعلومات والبيانات المهمة للمستخدم، سواء كانت صور عائلية أو مقاطع فيديو للذكريات أو رسائل إلكترونية للأعمال، وللحفاظ على هذه الكنوز الرقمية يتعين على المستخدم مراعاة أن وسائط التخزين الرقمية لا تدوم للأبد، وهنا يظهر التساؤل حول كيفية تخزين البيانات المهمة والمعلومات الشخصية بأمان لأطول فترة ممكنة؟. وأوضح فرانك ماينكه أن وسائط التخزين الرقمية تتعرض للتعطل والتلف في وقت ما، كما أكد لوتس لابس، من مجلة الكمبيوتر «c't» الألمانية، أن وسائط التخزين الرقمية لها عمر افتراضي. ونصح بعدم التعويل كثيراً على الوعود، التي تطلقها الشركات المنتجة لوسائط التخزين؛ فمثلاً يمكن لأسطوانات DVD وأسطوانات البلوراي أن تدوم من الناحية النظرية لعدة عقود من الزمن، إلا أن ذلك يتطلب تخزين الأسطوانات في ظل ظروف مثالية. وتتضمن اشتراطات التخزين المثالية ألا تتعرض الأسطوانات إلى الضوء أو أشعة الشمس المباشرة وألا تتعرض للرطوبة المرتفعة أو الحرارة الشديدة، علاوة على أن الخدوش قد تتسبب في تعطل وتلف الأسطوانات وفقدان ما تحويه من معلومات وبيانات مهمة. وإذا لم يتمكن المستخدم من استيفاء مثل هذه الاشتراطات فقد تتعرض الأسطوانات للتلف، وبالتالي فقدان الكنوز الرقمية بشكل مبكر. وتنطبق نفس الاشتراطات على وسائط التخزين الأخرى، فلا أحد يعرف ما طول المدة، التي يمكن أن تعمل فيها وحدات الذاكرة الفلاشية USB وأقراص الحالة الساكنة SSD أو الأقراص الصلبة التقليدية بدون أية مشكلات. وأضاف الخبير الألماني لابس قائلاً: "عادةً ما تدوم الأقراص الصلبة لفترة أطول، إذا تم استعمالها بدرجة قليلة"، وبالرغم من ذلك فإنها قد تتعرض للتلف حتى مع قلة الاستعمال، فليس من المستبعد أن يكون هناك خطأ في التصنيع أو تتعرض الخامات للإجهاد أو يكون الأمر مجرد سوء حظ. وأضاف فيرنر باور أنه حتى إذا كان العمر الافتراضي لوسائط التخزين يمتد لعدة عقود أو قرون من الزمن، فإن هذا لا يعني أن البيانات ستكون في أمان. وأشار الخبير الألماني المتخصص في مجال أرشفة البيانات، إلى أن المشكلة لا تقتصر على تعرض وسائل التخزين للتلف أو الضرر فحسب، بل التطور التكنولوجي قد يتجاوز هذه الوسائط، بحيث لا تعد صالحة للاستعمال في المستقبل. وأضاف الخبير الألماني أنه قام بتخزين أطروحة الماجستير الخاصة به على الأقراص المرنة القديمة، التي كان يبلغ حجمها 30 x 30 سم. وكان يتم الترويج لمثل هذه الأقراص بأنها تتمتع بعمر افتراضي يمتد لحوالي 30 عاماً، ولكن بعد مرور عدة أعوام فقط لم تعد هناك أية أجهزة قراءة يمكنها التعامل مع هذه الأسطوانات، وبالتالي تعرضت هذه البيانات للفقدان. وينصح الخبير الألماني فيرنر باور بضرورة نسخ البيانات على وسائط تخزين جديدة وحديثة باستمرار، حتى مع صيغ الملفات يجب أن يحرص المستخدم على تحديث الصيغ المستخدمة بانتظام؛ نظراً لأن أنواع الملفات الشائعة اليوم ستتقادم مع مرور الوقت، وبالتالي سيصعب على المستخدم مستقبلاً قراءة البيانات أو التعامل معها. الوسائط الأكثر أمناً وفيما يتعلق بالتساؤل عن وسائط التخزين الأكثر أمناً فإن أسطوانات DVD وأسطوانات البلوراي لا تتناسب مع أغراض التخزين بشكل دائم؛ نظراً لأنها حساسة للغاية، فضلاً عن أن سعتها التخزينية لا تزال محدودة. كما ينصح الخبير الألماني لابس بتوخي الحرص والحذر عند استعمال وحدات التخزين الفلاشية USB لحفظ البيانات لفترات طويلة؛ حيث أكد أن هذه الوسائط تميل إلى التعطل والتلف كثيراً بسبب الجودة المشكوك فيها دائماً لوحدات ذاكرة الفلاش المستخدمة.ومن ضمن العيوب الأخرى لوحدات ذاكرة الفلاش، التي توجد أيضاً في أقراص الحالة الساكنة SSD والمنتشرة حالياً على نطاق واسع، أن البيانات يمكن أن تختفي من وحدات ذاكرة الفلاش للأبد، وبالتالي لا يتمكن المستخدم من استعادتها مرة أخرى. وتزداد فرص استعادة البيانات بصورة أفضل مع الأقراص الصلبة التقليدية، ولذلك فإن الخبير الألماني فرانك ماينكه يعتبرها أفضل الإمكانيات المتوفرة حالياً لتخزين البيانات بأمان لفترات طويلة. وأضاف لابس قائلاً: "تعتبر الأقراص الصلبة الخارجية أفضل وسائط التخزين للاستخدامات المنزلية". وشدد جميع الخبراء على أنه لا يجوز للمستخدم أن يعتمد على خدمات الحوسبة السحابية أو خدمات التخزين على الإنترنت كوسيط تخزين وحيد للملفات والبيانات الهامة؛ نظراً لأن مثل هذه الشركات قد تقرر في يوم من الأيام إيقاف هذه الخدمة أو أنها قد تتعرض للقرصنة الإلكترونية، ويتم اختراق البيانات أو تشفيرها أو حتى حذفها. قاعدة أساسية وينصح لابس قائلاً: "هناك قاعدة أساسية يجب على المستخدم الالتزام بها، وهي إنشاء نسختين كاملتين من البيانات المهمة والمعلومات الحساسة وتخزينهما على أقراص صلبة خارجية، ويجب أن يتم حفظ هذه الأقراص الصلبة في أماكن منفصلة عن بعضها البعض. وأضاف الخبير الألماني فرانك ماينكه أنه يتعين على المستخدم ضرورة تغيير وسائط التخزين كل خمس سنوات، ومن الأفضل أن يتم استبدال أحد الأقراص الصلبة الخارجية كل عامين ونصف. وبالإضافة إلى ذلك، يجب الاحتفاظ بنسخة احتياطية من البيانات بعيداً عن شبكة الإنترنت، حتى يتمكن المستخدم من إنقاذ بياناته إذا ما تعرضت البيانات المخزنة على الحواسب أو الشبكة المنزلية أو خدمات الحوسبة السحابية لهجمات القرصنة الإلكترونية أو هجمات بواسطة برامج التروجان. وينصح الخبراء بإجراء عمليات النسخ الاحتياطي بصورة منتظمة، مثلاً عن طريق وظيفة النسخ الاحتياطي بنظام تشغيل مايكروسوفت ويندوز أو أبل Time Machine، ويجب ألا تقتصر عمليات النسخ الاحتياطي على ملفات بعينها، ولكن ينبغي أن يشمل ذلك النظام بالكامل. ويجب التحقق دائماً مما إذا كان قد تم إجراء النسخ الاحتياطي بشكل فعلي أم لا.

قال فريق من الباحثين بجامعة كامبريدج أن عملية حذف الملفات عبر ميزة إعادة تعيين ضبط المصنع "Factory Reset" في نظام أندرويد، قد لا تكون فعالة على كل الأجهزة. وقدر الباحثون عدد الأجهزة العاملة بنظام أندرويد التي يمكن استرجاع الملفات فيها بعد حذفها بطريقة إعادة ضبط الصنع، يتراوح بين 500 مليون و630 مليون جهاز مصنع من طرف شركات مختلفة. وتوصل الباحثون إلى هذا الاستنتاج بعد أن قاموا بتجارب على 21 جهاز أندرويد من شركات مختلفة هي سامسونج وHTC وموتورولا وإل جي وجوجل، حيث تمكن الفريق من استرجاع جزء على الأقل من البيانات المحذوفة عبر ميزة إعادة تعيين ضبط المصنع، وشمل ذلك البيانات التي كانت موجودة في القرص الداخلي للأجهزة وبطاقات SD وحتى أن بعضها كان محميا بالتشفير الكامل للقرص. وشملت المعلومات المسترجعة ملفات الصور ومقاطع الفيديو والرسائل النصية ورسائل البريد الإلكتروني وبيانات تسجيل الدخول إلى بعض التطبيقات مثل فيس بوك وواتس آب، كما كان الباحثون قادرين على استرجاع معلومات الدخول إلى حسابات جوجل في 80 % من الحالات. وأرجع الباحثون هذه المشكلة إلى عدة أسباب منها أن الشركات المصنعة لا تقوم أحيانا بتحميل التعريفات اللازمة للحذف الكلي لبيانات القرص الداخلي ولبطاقات SD في أجهزتها، وينصح الباحثون لحماية البيانات الشخصية للمستخدمين قبل تغيير أجهزتهم أو بيعها باستعمال كلمات مرور معقدة لتشفير ذاكرة الجهاز يزيد طولها عن ستة رموز. يذكر أن الأجهزة التي خضعت للتجربة تعمل بإصدارات أندرويد من 2.3 إلى 4.3، ولم يكشف البحث ما إن كانت جوجل قد عملت على إصلاح هذه المشكلة في أندرويد 4.4 وما بعده، أو إن الشركات المصنعة الأخرى ستراعي ذلك في أجهزتها الجديدة.